Datenschutzerklärung

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem, stabilem Betrieb) bzw. lit. b (Vertragsabwicklung).
• Auftragsverarbeitung: Mit Cloudflare besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Addendum). Eine Übermittlung in die USA kann vorkommen; Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und es bestehen Standardvertragsklauseln.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Anbahnung); für gesetzliche Aufbewahrung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Speicherdauer: Unvollständige Aufträge ohne Upload-Aktivität werden nach 7 Tagen automatisch verworfen und die Dateien gelöscht. Nach Abschluss des Auftrags löschen wir deine hochgeladenen Dateien automatisch (mit einer kurzen Karenz von rund 30 Tagen für Reklamationsfälle). Bei gebuchter Vorhalte-Option („Vinyl-Projekt vorhalten") bleiben das Schnitt-Projekt und die zugehörigen Dateien stattdessen 12 Monate ab Auftragsabschluss für Nachbestellungen gespeichert und werden danach gelöscht; die Option verlängert sich nicht automatisch. Rechnungs- und Auftragsdaten bewahren wir gemäß den gesetzlichen Fristen (bis zu 10 Jahre) auf.
• Rate-Limits: Zur Missbrauchsabwehr speichern wir kurzzeitig IP-bezogene Zähler. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Versand: Zur Zustellung geben wir Name und Lieferanschrift an das beauftragte Versandunternehmen weiter – je nach deiner Wahl im Bestellformular Hermes oder DHL. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Zahlung: Bei Zahlung per Überweisung bzw. PayPal verarbeiten wir die zur Zahlungsabwicklung nötigen Daten; Empfänger sind unsere Bank bzw. PayPal (PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxemburg) mit eigener Datenschutzverantwortung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Hast du bei uns einen Auftrag erteilt, nutzen wir die dabei angegebene E-Mail-Adresse gelegentlich auch ohne gesonderte Einwilligung, um dich über ähnliche eigene Leistungen zu informieren (z. B. eine Erinnerung, bevor die Vorhaltefrist deines Schnitt-Projekts für Nachbestellungen abläuft). Grundlage dafür sind § 7 Abs. 3 UWG und unser berechtigtes Interesse an Direktwerbung gegenüber Bestandskunden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Erwägungsgrund 47). Auf diesen Zweck weisen wir bereits bei der Erhebung der Adresse im Bestellformular hin.

Widerspruchsrecht (Art. 21 Abs. 2 und 3 DSGVO): Du kannst dieser Verwendung deiner E-Mail-Adresse für Direktwerbung jederzeit und ohne Angabe von Gründen widersprechen – per Abmeldelink in jeder solchen Mail oder formlos an info@fti-verein.de; es entstehen dafür nur die Übermittlungskosten nach den Basistarifen. Nach einem Widerspruch verwenden wir deine Adresse nicht mehr für Werbung.

• Anfrage: Fragst du selbst einen Zugang an, bestätigst du deine E-Mail-Adresse über einen Link (gültig 7 Tage). Das Formular ist mit Cloudflare Turnstile geschützt (Abschnitt 4).
• Anmeldung ohne Passwort: Wir schicken dir einen Einladungslink bzw. auf Wunsch einen Anmelde-Code (6 Ziffern, 15 Minuten gültig). Damit du angemeldet bleibst, setzen wir ein technisch notwendiges Cookie (vt_session, bis zu 12 Monate, verlängert sich bei jedem Besuch; Abmelden löscht es). Dafür ist keine Einwilligung nötig (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Wir merken uns außerdem den ersten und letzten Besuch. Ein Besuch beginnt erst, wenn du im Shop aktiv wirst, zum Beispiel scrollst, tippst oder eine Hörprobe startest. Dafür speichern wir nur den Beginn deines aktuellen Besuchs und den Zeitpunkt deiner letzten Aktivität. Spätestens 30 Minuten nach deiner letzten Aktivität ist der Besuch vorbei; kurz danach löschen wir beides automatisch. Bist du als Gast über einen Einladungslink im Shop, zählen wir die Besuche je Link (höchstens 5) und merken uns, ob wir dir die Frage nach Neuheiten per Mail schon gestellt haben.
• Meine Daten: Deine Angaben kannst du im Händlerbereich unter „Meine Daten“ selbst ändern. Eine neue E-Mail-Adresse bestätigst du mit einem Code, den wir an die neue Adresse schicken (6 Ziffern, 15 Minuten gültig). An die bisherige Adresse schicken wir zur Sicherheit eine kurze Info. Änderungen an deinen Angaben halten wir in einem Protokoll fest: wann, wo (z. B. „Meine Daten“ oder Kasse) und was sich geändert hat, mit altem und neuem Wert. Auch abgewiesene Wechsel der E-Mail-Adresse stehen darin, mit der versuchten Adresse und dem Grund. So erkennen wir Fehler und Missbrauch und können eine Änderung rückgängig machen. Einträge im Protokoll löschen wir nach 3 Jahren, spätestens zusammen mit deinem Händlerkonto.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und -abwicklung) bzw. lit. f (Schutz vor Missbrauch, z. B. begrenzte Zahl von Anmelde-Versuchen je IP-Adresse und Stunde).

• Auswertung unserer Einladung: Schicken wir dir eine Einladung in unseren Shop, merken wir uns beim ersten Mal, wann das war, in welcher Sprache und mit welcher Textversion. Daran sehen wir, ob du danach im Shop warst, dich registriert oder bestellt hast – und welche Einladung besser ankommt. Bist du als Gast über den Einladungslink im Shop, messen wir außerdem, wie lange du dort aktiv bist. Nach dem Besuch bleibt davon nur ein Strich in einer Strichliste: die Minuten und die Textversion – ohne Bezug zu deinem Laden und ohne Datum. Die Dauer sehen wir nur zusammengefasst und erst, wenn mindestens 5 eingeladene Läden im Shop waren.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse, unsere Vereinsveröffentlichungen im Handel bekannt zu machen.
• Widerspruch: Du kannst jederzeit widersprechen – per Abmeldelink in der Mail oder formlos an info@fti-verein.de. Dann schreiben wir dich nicht mehr an.
• Speicherdauer: Reagiert ein Laden nicht, löschen wir seine Daten nach 12 Monaten. Damit wir niemanden versehentlich ein zweites Mal anschreiben, behalten wir danach nur einen Vermerk (E-Mail-Adresse bzw. Web-Adresse, Datum). Nach einem Widerspruch behalten wir diesen Vermerk dauerhaft – nur so können wir den Widerspruch beachten. Recherchierte Läden, die wir noch nicht angeschrieben haben, prüfen wir spätestens nach 24 Monaten und löschen sie, wenn wir sie nicht mehr brauchen.

• Bestellungen: Wir verarbeiten Rechnungs- und Lieferadresse, bestellte Artikel, Zahlart, deine Anmerkung sowie, welche Fassung unserer Liefer- und Zahlungsbedingungen du wann akzeptiert hast. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Rechnungen und Steuer lit. c.
• Zahlung über Mollie: Die Zahlung (Überweisung, PayPal, Kreditkarte, Kauf auf Rechnung) wickelt unser Zahlungsdienst Mollie B.V. (Amsterdam, Niederlande) ab. Dafür erhält Mollie Betrag, Bestellnummer, Firmenname, Rechnungsanschrift und E-Mail-Adresse. Bei PayPal ist zusätzlich PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. (Luxemburg) beteiligt.
• Kauf auf Rechnung über Billie: Wählst du diese Zahlart, gibt Mollie die Angaben über die Klarna Bank AB (Stockholm) an die Billie GmbH (Berlin) weiter. Billie prüft in eigener Verantwortung die Kreditwürdigkeit deines Unternehmens und entscheidet, ob der Rechnungskauf möglich ist; es gelten die Datenschutzhinweise von Billie.
• Prüfung der USt-IdNr.: Für Lieferungen ohne Umsatzsteuer in andere EU-Staaten lassen wir deine USt-IdNr. zusammen mit Firmenname und Anschrift beim Bundeszentralamt für Steuern (Bonn) bestätigen und bewahren das Ergebnis als Steuernachweis auf. Bei einer Zugangsanfrage mit EU-USt-IdNr. fragen wir zur Information außerdem das Mehrwertsteuer-Informationssystem der EU-Kommission (VIES) ab – dabei werden nur Länderkennung und Nummer übermittelt. Meldet das Bundeszentralamt, dass Firmenname oder Ort nicht passen, fragen wir VIES auf dieselbe Weise auch in der Kasse ab und zeigen dir den dort öffentlich eingetragenen Namen und die Anschrift, damit du deine Angaben korrigieren kannst. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Nachweispflichten im Umsatzsteuerrecht).
• Versand: Firmenname, Ansprechpartner und Lieferanschrift geben wir an den gewählten Paketdienst (Hermes oder DHL) weiter. Sendungsverfolgung läuft nur über einen Link zur Seite des Paketdienstes.
• Reklamationen („Problem melden“): Meldest du ein Problem mit einer Lieferung, speichern wir deine Angaben (Grund, Zustelltag, betroffene Artikel, Beschreibung) und die Fotos, Videos oder Tonaufnahmen, die du hochlädst. Bei einem Transportschaden oder verlorenen Paket geben wir Sendungsnummer, Fotos und Schadensbeschreibung sowie die Lieferanschrift an den Paketdienst weiter, um den Schaden dort zu melden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Meldung beim Paketdienst lit. f. Die Fotos, Videos und Tonaufnahmen löschen wir 12 Monate nach Abschluss der Reklamation; die Meldung selbst bleibt als Teil der Bestellung gespeichert.
• Sperrliste: Zum Schutz vor Betrug und Zahlungsausfällen führen wir eine Liste gesperrter Unternehmen (Firma, Name, Anschrift, E-Mail/Mail-Domain, USt-IdNr., Grund). Neue Anfragen und Bestellungen gleichen wir damit ab; abgewiesene Versuche protokollieren wir. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor Betrug). Jeder Eintrag wird spätestens alle 3 Jahre überprüft und ohne weiter bestehenden Grund gelöscht; das Protokoll löschen wir nach 3 Jahren.

• Neuheiten per E-Mail: Regelmäßige Mails mit Neuheiten und Angeboten für Händler schicken wir nur mit deiner Einwilligung (Häkchen bei der Anfrage mit Bestätigungslink oder Klick auf „Ja, gern“ im Händlerbereich; wir speichern den Zeitpunkt). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Abbestellen geht jederzeit per Link in jeder Mail – dein Zugang bleibt davon unberührt. Die Platten-Links in diesen Mails führen über unsere Seite: Wir zählen dabei nur, wie oft eine Platte und eine Rubrik angeklickt wurde – als Summe je Ausgabe und Tag, ohne Bezug zu deinem Laden, ohne Cookie und ohne etwas auf deinem Gerät auszulesen. Öffnungen messen wir nicht. Meldest du dich über den Link in einer Mail ab, zählen wir die Abmeldung zu dieser Ausgabe (nur als Zahl). Außerdem werten wir aus den ohnehin vorhandenen Daten zusammengefasst aus, wie viele der angeschriebenen Läden in den zwei Wochen nach einer Ausgabe im Händlerbereich waren, sich registriert oder bestellt haben – nur als Summe, nie je Laden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse zu verstehen, welche Inhalte ankommen).
• Speicherdauer: Abgelaufene Anmelde-Codes und Sitzungen löschen wir automatisch. Nie bestätigte Anfragen löschen wir nach 30 Tagen, abgelehnte Anfragen nach 12 Monaten. Dein Händlerkonto löschen wir auf Wunsch; hast du bestellt, müssen wir Bestellungen, Rechnungen und Steuernachweise bis zu 10 Jahre aufbewahren (§ 147 AO, § 14b UStG) – dein Zugang wird dann gesperrt statt gelöscht.

• Bewerbung: Du bewirbst dich über unsere Bewerbungsseite – mit einer fertigen Schallplatte oder mit einem Projekt, das du gerade planst. Wir verarbeiten, was du dort angibst und hochlädst: Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Künstler- oder Labelname, Angaben zu dir und deiner Musik (zum Beispiel Links zu deinen Veröffentlichungen, eine Kurzbiografie), Hörbeispiele und Bilder, Angaben zu deiner fertigen oder geplanten Schallplatte, deinen Steuer-Status (Privatperson, Kleinunternehmer oder umsatzsteuerpflichtig) mit Steuernummer oder USt-IdNr. und deine Bestätigung, dass deine Schallplatten die gesetzlichen Herstellerangaben tragen. Das Formular ist mit Cloudflare Turnstile geschützt (Abschnitt „Bot-Schutz“).
• Nur vormerken: Willst du dich noch nicht bewerben, sondern nur vormerken lassen, speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Künstler- oder Labelname und deine Nachricht an uns. Neuigkeiten zum Einstellen schicken wir dir nur, wenn du das Häkchen dafür setzt und deine E-Mail-Adresse über den Bestätigungslink bestätigst (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); abbestellen geht jederzeit per Link in jeder Mail oder formlos. Deine Vormerkung löschen wir, wenn du sie zurücknimmst – spätestens aber 24 Monate nach deiner letzten Reaktion.
• Erklärung zu den Rechten: Sagen wir zu, schickst du uns einmal eine unterschriebene Erklärung als Scan. Darin stehen dein Name, deine Anschrift, dein Künstlername und deine Unterschrift. Wir bewahren den Scan als Nachweis auf, solange die Vereinbarung läuft, und danach so lange wie die übrigen Vertragsdaten (siehe „Speicherdauer“).
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Schritte vor dem Vertrag und Vertragsabwicklung).
• Speicherdauer: Lehnen wir deine Bewerbung ab oder kommt keine Vereinbarung zustande, löschen wir deine Bewerbung samt Hörbeispielen und Bildern 6 Monate nach unserer letzten Nachricht an dich. Wirst du zugelassen, gehören die Angaben zu deinen Vertragsdaten.

• Anmeldung ohne Passwort: Für dein Einsteller-Profil schicken wir dir einen Anmeldelink bzw. auf Wunsch einen Anmelde-Code an deine E-Mail-Adresse – genauso wie im Händlerbereich (Abschnitt „Händlerbereich“). Damit du angemeldet bleibst, setzen wir ein technisch notwendiges Cookie; dafür ist keine Einwilligung nötig (§ 25 Abs. 2 TDDDG).
• Dein Profil: Dort pflegst du selbst Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Künstlername, deinen Steuer-Status (Privatperson, Kleinunternehmer oder umsatzsteuerpflichtig; dann auch Steuernummer oder USt-IdNr.) und deine Bankverbindung (Kontoinhaber, IBAN).
• Deine Artikel: Du legst deine Schallplatten selbst an – mit Angaben zum Release, Bildern, Hörproben, Mindestpreis, empfohlenem Ladenpreis, Rabatt-Bereitschaft und Liefermengen. Wir speichern außerdem, was zu deinen Schallplatten passiert: Wareneingänge, Verkäufe an Läden, Übergaben im Laden (siehe „Übergabe im Laden“ unten), Reklamationen und Rücksendungen.
• Die Vereinbarung selbst: Wir speichern, welche Fassung der Einsteller-Vereinbarung du wann abgeschlossen hast, deine Häkchen beim Abschluss (zum Beispiel zum Widerrufsrecht), Kündigungen und – falls du als Privatperson widerrufst – deinen Widerruf. Die Vereinbarung bekommst du als PDF per E-Mail und findest sie jederzeit in deinem Profil.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag); für Steuer-Status, Steuernummer und USt-IdNr. lit. c (Umsatzsteuerrecht).

• Im Händlerbereich (nur angemeldete Läden): Läden sehen deinen Künstler- oder Labelnamen und deine Artikel mit Bildern, Texten und den Hörproben, die du selbst auf „abspielbar“ gestellt hast.
• Herstellerangaben: Als Hersteller deiner Schallplatten musst du Name, Postanschrift und E-Mail-Adresse auf der Platte, der Hülle oder einem Beileger angeben. Weil Online-Angebote diese Angaben nennen müssen (Art. 19 der EU-Produktsicherheitsverordnung 2023/988), stehen sie auch auf der Seite deines Artikels im Händlerbereich und im Media-Kit. Bist du Privatperson, ist das deine private Anschrift – überleg dir vorher, ob du zum Beispiel eine Postfach- oder Labeladresse nutzen willst.
• Media-Kit: Läden, die deine Schallplatte bei uns bestellt und bezahlt haben, können ein Media-Kit herunterladen – mit deinen Angaben, Bildern und Hörproben, zum Beispiel Künstlername, Kurzbiografie und Foto. Du schaltest das Media-Kit je Artikel ein oder aus. Was Läden schon heruntergeladen haben, bleibt bei ihnen.
• Öffentlich: Stellen wir deinen Artikel vor – auf der Startseite unseres Händlerbereichs, in Social-Media-Beiträgen oder in unserem Newsletter –, sehen ihn auch Besucher, die nicht angemeldet sind: mit Künstlername, Bildern, Texten und Hörproben. Ob wir das tun, entscheiden wir; mit „offline“ und dem Media-Kit-Schalter nimmst du die Erlaubnis für die Zukunft zurück. Schon erschienene Beiträge bleiben.
• Übergabe im Laden (Direktabgabe): Gibst du Schallplatten selbst in einem Laden ab, trägst du den Laden, den Artikel und die Menge in deinem Profil ein. Der Laden bestätigt die Übergabe auf unserer Seite und sieht dabei deinen Künstlernamen, den Artikel, die Menge und den Händlerpreis. Du siehst in deinem Profil, ob der Laden bestätigt und bezahlt hat.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (deine Erlaubnis in der Vereinbarung); für die Herstellerangaben lit. c (gesetzliche Pflicht).

• Gutschrift oder Beleg: Für jede Auszahlung erstellen wir eine Gutschrift (umsatzsteuerpflichtige Einsteller und Kleinunternehmer) oder einen Abrechnungsbeleg (Privatpersonen) als PDF – mit deinem Namen, deiner Anschrift, gegebenenfalls Steuernummer oder USt-IdNr., den verkauften Stücken und den Abzügen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Gutschriften und Steuer lit. c.
• Überweisung: Für die Auszahlung geben wir Kontoinhaber, IBAN, Betrag und Verwendungszweck an unsere Bank.
• Rechnungen an Läden: Verkaufen wir deine Schallplatte, stellen wir dem Laden die Rechnung in unserem Namen. Darin steht dein Künstler- oder Labelname beim Artikel, nicht deine Anschrift.
• E-Mails: Wir schreiben dir zu deiner Vereinbarung, zu Wareneingängen, Belegen, Auszahlungen, Reklamationen und Fristen. Diese Mails gehören zum Vertrag und sind keine Werbung. Versand über unseren Mail-Dienst (Abschnitt „E-Mail“). Werbe-Mails bekommst du nur mit deiner Einwilligung (Abschnitt „Newsletter“).
• Brief per Post: Erreichen wir dich per E-Mail nicht – zum Beispiel wenn wir deine Schallplatten zurückschicken wollen –, schreiben wir dir an deine hinterlegte Anschrift, auch per Einwurf-Einschreiben.
• Rücksendung: Schicken wir dir Schallplatten zurück, geben wir Name und Anschrift an den Paketdienst (Hermes oder DHL) weiter.

• Vertragsdaten (Profil, Artikel, Wareneingänge, Übergaben, Schriftwechsel, Erklärung zu den Rechten) bewahren wir bis 3 Jahre nach dem Ende der Vereinbarung auf – so lange können Ansprüche aus dem Vertrag noch geltend gemacht werden (§ 195 BGB). Danach löschen wir sie. Dein Zugang wird mit dem Vertragsende gesperrt.
• Bilder, Texte und Hörproben deiner Artikel nehmen wir mit dem Vertragsende aus dem Händlerbereich. Beiträge und Newsletter, die schon erschienen sind, und Media-Kits, die Läden schon heruntergeladen haben, bleiben (so steht es in der Vereinbarung).
• Gutschriften, Abrechnungsbelege, Rechnungen an Läden und Buchungen müssen wir 10 Jahre aufbewahren (§ 147 AO, § 14b UStG).
• Guthaben, das du nicht abrufst, halten wir 3 Jahre nach dem Vertragsende für dich bereit (siehe Vereinbarung); danach dürfen wir es für unsere Vereinszwecke verwenden.
• Deine Rechte – Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragung, Widerspruch, Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde – stehen im Abschnitt „Deine Rechte“. Anschrift, E-Mail-Adresse und Bankverbindung änderst du jederzeit selbst in deinem Profil.

• Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) – für uns zuständig: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestr. 2–4, 40213 Düsseldorf